社内イントラネット導入前に確認すべき重要機能30選
Milton Herman
会社のイントラネットは、従業員にとって最も信頼できる情報源です。強いチームのつながりとコラボレーションの基盤となります。
従業員間のコミュニケーションを改善する方法をお探しなら、会社のイントラネットの構造と機能を慎重に選択する必要があります。
では、イントラネットには何が含まれるべきでしょうか？
最高のイントラネット専門家チームを集めたとしても、最初に考えるべきなのは、従業員のニーズと会社の業務の本質です。ホワイトカラー向けのイントラネットを構築する場合は、従業員に共有ドキュメント、チームワークスペース、企業ニュースへの容易なアクセスを提供したいと思うかもしれません。
一方、従業員がより可動性が高い場合 (現場作業員、販売員、営業担当者など) は、プロフィールニュース、従業員ディレクトリ、サポートコミュニティなどの異なるイントラネットが必要になります。
イントラネットの導入を促進し、従業員に毎日会社のイントラネットを使ってもらうための必須機能30選をご紹介します。
1. オールインワンイントラネットプラットフォーム
イントラネットプラットフォームは、従業員が日常業務に必要なすべての情報を見つけることができる、単一の情報源を提供します。優れたイントラネットは、人々が効率的に仕事を完了できるようにします。
- コミュニケーション - 従業員が簡単に接続して情報交換できるようにする
- コラボレーション - スキルと知識を共有して共通の目標を達成する
- エンゲージメント - 従業員が会社の活動に積極的に参加するよう奨励する
- 生産性 - より良い成果を出すために作業プロセスを容易にし最適化する
2. クラウドベース
現代のイントラネットは、職場のモビリティに重点を置いたソリューションです。
今日では、多くの従業員が柔軟な働き方を必要としており、ほとんどの人がどこでも安全で確実な接続を必要としています。クラウドベースのイントラネットは、スタッフがどこにいてもオフィスにいる場合でも外出先でも、必要なすべてのツールとウィジェットにアクセスできるようにします。
クラウドベースのイントラネットは、通常、ローカルでホストされている企業イントラネットと比較して導入率が高く、迅速に拡張することができます。
また、人々はまるでソーシャルメディアのように、空き時間があればいつでもイントラネットに接続して閲覧することができます。
3. コラボレーションスイートとの統合
イントラネットは独立している必要はなく、既存のコラボレーションスイートであるGoogle Workspace (Gmail、Googleカレンダー、Google Meetなど) や Microsoft 365 (Outlook、OneDrive、Google ドライブ、SharePointなど) と統合する必要があります。
ビジネススイートとの完全な統合により、アクセスが容易になり、統一された作業環境が構築されます。人事計画、メッセージング、調査ツールなど、ビジネスを補完するサードパーティ製統合も検討する必要があります。
もう一つの優れたイントラネット機能は、RSSニュースフィードを統合して、最新の業界ニュースや世界情勢を全員に最新の情報に保つことができることです。
4. ナレッジシェアリングプラットフォーム
賢明な企業は、イントラネットが継続的かつ恒常的な情報の流れを通じてナレッジシェアリングプラットフォームに変貌する力を認識しています。ナレッジシェアリングは、従業員のモチベーションとパフォーマンスを向上させる強力な手段です。
販売実績から調査研究、会社の沿革に至るまで、あらゆる種類のナレッジサポートをイントラネット上に保存することができます。
すべての従業員はそれぞれの分野のエキスパートであり、経験を共有することは自信を投影するだけでなく、直接的な関係があるかどうかに関わらず、現在の従業員と将来の従業員がこのナレッジを利益活用するのに役立ちます。
5. ソーシャル機能
イントラネットはビジネスコミュニケーションツールであるだけでなく、職場でソーシャルなつながりを構築するための優れたツールでもあります。
ほとんどの現代的なイントラネットには、さまざまなソーシャル機能が搭載されています。これらは、ユーザーが読んだコンテンツとその背後の人々と交流できるようにします。
ソーシャルイントラネットは、単に企業向けのソーシャルメディアチャネルの代用品ではありません。強い企業文化を構築するための方法なのです。
このソーシャル機能により、従業員は交流したり、リアルタイムでチャットしたり、ビデオメッセージを送信したり、さまざまな社会的関心コミュニティを通じて互いを知るように促されます。
6. モバイル対応
クラウドイントラネットのもう一つの重要な機能は、専用のイントラネットモバイルアプリケーションを備えたモバイルワークプレイスを実現できることです。
これにより、すべての従業員は、場所を問わずモバイルデバイスから接続することができます。情報への即時アクセスが可能になり、リモートワークや異なるタイムゾーンで作業している場合のタイムラグを解消することができます。
モバイルイントラネット機能は、ニュースやライブイベントの配信、サポートチャネルの開設など、会社に合わせて設計することができます。
7. セキュリティ
データ侵害は、どのイントラネットにとっても致命的な打撃となる可能性があります。そのため、もう一つの重要な評価基準は、イントラネットソフトウェアが提供できるセキュリティと保護レベルです。
企業は、内部コミュニケーションプラットフォーム上で、ハッキング、ウイルス、セキュリティ侵害、悪意のある攻撃から保護する必要がある大量の機密情報や 機密情報を保持しています。
より安全な内部ネットワークを求めている組織は、ローカルソースのプラットフォームからクラウドベースのプラットフォームへの移行も検討する必要があります。
これは、企業にとってより賢明な投資であることが証明されています。
8. 多言語プラットフォーム
国際的な組織は、複数の拠点で利用できるソリューションが必要です。多言語対応のイントラネットは、
すべての従業員が母国語に関係なく、同じ情報とツールにアクセスできるようにします。内蔵の翻訳ソフトウェアを使用してコンテンツをローカライズできます。
9. コンテンツ管理システム (CMS)
コンテンツ管理システムは、構造を提供し、すべてを統一されたフレーム付きシステムにまとめます。ユーザーは、情報やドキュメントを簡単かつ迅速に見つけてアクセスできる必要があります。
CMSは単なる情報源ではなく、イントラネットの重要な作成ツールでもあります。ユーザーは、デジタルコンテンツを作成、修正、カスタマイズすることができます。従業員は、プロフェッショナルな文書を簡単に作成し、画像、グラフ、色、動画を埋め込むことができます。
コンテンツを最新の状態に保つことで、イントラネットユーザーのエクスペリエンスが向上し、同時にイントラネットの迅速な導入が促進されます。
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10. 企業文化の醸成
イントラネットは、仲間意識を投影することで強い企業文化を築くための完璧なツールです。これは、従業員が自分が所属している価値があると感じることが重要であるため、企業文化の成功にとって不可欠です。
効率的なイントラネットプラットフォーム上で人々が共有し、つながることを奨励することで、コラボレーションとチームワークが促進され、強い成果が生まれます。
11. プロフィール情報の活用
今日では、職場でもパーソナライゼーションが重要です。
ターゲット化された、またはプロフィール化された情報は、個々のユーザーに関連するコンテンツのみを提供することを意味します。
まず、スタッフは、日常業務のパフォーマンス向上に役立つ重要な仕事の情報にアクセスできる必要があります。
子会社での管理業務や、別の地域のオフィス改装など、必要のないコンテンツで人々を圧倒することは避けてください。イントラネットは、従業員の役職、チーム、所在地などに基づいて、個々のニーズに合わせたコンテンツを提供する必要があります。
各従業員に個別に合わせた、ニーズや興味に合わせたニュースフィードを作成します。
12. 社員ソーシャルアドボカシーの促進
社員が会社の価値観を支持し信じている場合、彼らは強力なブランド擁護者になることができます。
従業員アドボカシーは有料広告よりもはるかに強力なマーケティング戦略となりえます。革新的なイントラネットプラットフォームは、企業が以下を実現するのに役立つ従業員アドボカシーツールを提供する必要があります。
- ブランドイメージと評判の構築
- 優秀な人材の獲得と維持
- 社会的な認知度とリーチの向上
- 従業員のエンゲージメントの向上
- その他多数
13. コミュニティ機能
コミュニケーションプラットフォームとしての側面を超えて、イントラネットはソーシャルでコラボレーティブなデジタルワークプレイスになることができます。
従業員が必要とし、求めているコミュニティやグループを提供することで、強力な従業員ネットワークを構築することができます。
専門的なコミュニティは、異なる地域、チーム、専門知識などを中心に形成することができます。
さらに、共通の興味を中心に形成されたソーシャルコミュニティを作成することもできます。例えば、従業員は読書会、サルサダンスグループ、犬の散歩グループなどを立ち上げることができます。
可能性は無限大であり、すべてチームのポジティブな関係性を促進します。
14. 従業員表彰機能
イントラネットは、従業員の仕事や努力を認めるための理想的な場所です。
従業員を祝福し、感謝の気持ちを伝えることは、従業員のモチベーション、忠誠心、定着率、離職率など、さまざまな面で驚くべき効果をもたらします。
イントラネットプラットフォームを活用し、従業員の成功事例、傑出した業績、新しい資格、あるいは単に「よくやった」という感謝の気持ちを共有するスペースを設けてください。
誰かが最も多くの売上を達成したのか、オフィスの「ケーキの日」を企画したのか、いずれにしても、感謝の気持ちを伝えることは士気を高めるのに大いに役立ちます。
15. 従業員ディレクトリ
従業員ディレクトリには、スタッフの連絡先情報に関する詳細な情報が掲載されています。
チームやスキルから、活動や経験まで、必要な情報すべてを 1 つの場所で入手できます。従業員は、経歴、興味、趣味など、自分が提供しても構わないと感じている追加のプロフィール情報を記入することができます。
このイントラネット機能は、専門知識に基づいて人々を結びつけることで、コミュニケーションとコラボレーションを促進します。
ドキュメントの校正、Track Changes の使用方法、表紙のデザインなど、誰かに助けが必要な場合は、従業員ディレクトリを検索するだけです。
16. 求人掲示板
一般的な企業イントラネットの機能の一つは、社内求人掲示板です。これは、従業員に一般公開される前に求人情報を閲覧し、社内のキャリア開発をサポートするものです。
また、従業員アドボカシーや紹介プログラムの促進にも役立ち、組織にとって非常に低いコストで優秀な人材を引きつけるための優れた情報源となります。
17. リーダーシップコーナー
イントラネットは、水平方向とトップダウンの両方でコミュニケーションを取るためのツールです。
リーダーや経営陣は、プラットフォーム上で積極的に活動し、模範を示すべきです。リーダーシップコーナーは、リーダーが透明性の高いコミュニケーションを行い、組織の価値観、目標、計画を共有するための素晴らしいスペースです。
従業員とリーダーの間の双方向のコミュニケーションを可能にする直接チャネルを開設します。何を掲載するかは自由ですが、重要なのは、これらの取り組みが確実に従業員のモチベーションと忠誠心を高めることです。
18. ビジネスアプリカタログ
エンタープライズ検索を行う場合、すべての情報を読む時間がないことがよくあります。この便利な機能により、将来の使用のためにビジネスアプリやページを保存することができます。
ユーザーは、自分自身の個人的なリソースセットを作成し、カテゴリ別に分類することで、将来必要なものを簡単に探すことができます。
イントラネット管理者とユーザーは、チームに役立つと思われるものを見つけたとき、中央のアプリケーションライブラリにブックマークを追加することができます。
19. スマート通知
この機能は、従業員を常に最新の情報に保つための理想的な機能です。次回の「ペット同伴出勤日」の提醒や、会社の売上高が前年比23％増などの企業発表に使用することができます。
イントラネット通知は、重要な情報に従業員の注意を引くための方法です。
ポップアップ通知やホームページのバナーを使用することで、受信トレイを詰まらせるだけのメールよりも多くの関心を集めることができる可能性があります。
20. スマートな内部検索
強力な検索機能は、高性能なイントラネットプラットフォームの基盤です。
イントラネットデータベースだけでなく、コラボレーションスイートなどのサードパーティ製ツールからも情報を引き出すことができるグローバルな内部検索が必要です。
イントラネット検索はユーザーエクスペリエンスにおいて大きな役割を果たします。現代人はキーワードを入力して素早く情報を見つけられることに慣れているため、デジタルワークプレイスでも同様の体験を提供したいと思うでしょう。
関連性の高い検索結果を提供するには、メタデータについて考え、最初からコンテンツを作成する段階で適切なカテゴリとタグを付与することが重要です。
21. 分析機能
アナリティクスを使用して、イントラネットの成功を測定します。インターネットソフトウェアのこの部分は、一連の指標を分析するための貴重なデータ収集ツールです。
- 誰がイントラネットを使っているのか、誰が貢献しているのか？
- いつ使用しているのか？
- 導入率とエンゲージメント率
- どのようなコンテンツが閲覧され、使用されているのか？
- ユーザーはどのようなものを好み、どのようなものを嫌っているのか？
- 従業員は何を検索しているのか？
22. 効率的でカスタマイズ可能なユーザーインターフェース
イントラネットは、ストレスのないユーザーエクスペリエンスを提供する必要があります。画面はシームレスに遷移し、メニューやリンクは関連性があり、プラットフォーム全体を簡単にナビゲートできる必要があります。
従業員は、おそらく毎日使用するデジタルツールがイントラネットだけではないため、新しいシステムの使い方を学ぶのに何時間も費やしたいとは思いません。
イントラネットはシンプルで直感的に操作できる必要があります。ベストプラクティスとしては、最初にユーザーテストを行い、その後すべてのイントラネットユーザーに対してオンボーディングトレーニングを行うことが挙げられます。
すべての人に合うものはありません。会社のイントラネットを開発する際には、社員が必要とし、使用するアプリやツールを選択することが重要です。
パーソナライズされたイントラネットプラットフォームは、会社の個性を表現します。組織の貴重なメンバーのように、進化し、組織に適応していく必要があります。
23. 美しいデザイン
優れたイントラネットは、会社のブランドと価値観を反映した洗練されたデザインです。閲覧する際も魅力的なデザインが求められます。
巧みなデザインは、シンプルさを追求するものです。高品質な画像、色、そして読みやすく目を引くフォントが、ユーザーに語りかけ、引き込みます。
洗練されたデザインは、ブランドアイデンティティの反映です。会社のウェブサイトと同じようにプロフェッショナルな外観にすることもできますが、ユーザーは社員であることを忘れないでください。
そのため、会社の文化を反映したパーソナルなタッチを加えることも大切です。
24. フォームとテンプレート
イントラネットプラットフォームでは、ニュース発表、ブログ記事、ナレッジベース記事などのコンテンツ作成時に使用できるテンプレートライブラリを作成できるようにする必要があります。
従業員に情報を簡単に共有できるツールを提供しましょう。また、企業向けフォームやテンプレートを提供することもできます。
営業レポート、契約書、評価フォーム、メール招待状など。これらの便利なフォームをプラットフォーム上の専用の場所に保存することで、検索時間を節約し、組織全体の業務を改善することができます。
25. イントラネットニュースレター
ニュースレターは、重要な情報を伝え、従業員に達成された目標を振り返る機会を与えます。会社業績から従業員の昇進、年間会社ピクニックまで、何でも取り上げることができます。
イントラネットニュースレターは短く、読みやすく、消化しやすい内容にする必要があります。
読者の注意を引き、クリック率を高めるために、一貫したセクション、マルチメディア、インタラクティブボタンなどを含むニュースレターテンプレートを作成しましょう。
26. 従業員アンケート機能
クリスマスパーティーで何をしたいか知りたいですか？それとも、従業員満足度調査など、もっと複雑な調査を実施したいですか？
イントラネットを活用してアンケートを送り、リマインダーを送信することで、回答率を向上させましょう。
そしてもちろん、イントラネットは調査結果と今後の行動計画を共有するのに最適な場所です。
27. マルチメディア対応
動画、ポッドキャスト、画像、ライブブログ、ウェビナーなど、さまざまなマルチメディアツールを使ってイントラネットを活気づけましょう。
従業員のエンゲージメントを高めるために利用できるマルチメディアには制限がありません。
YouTubeなどのプラットフォームとの統合により、社内コンテンツと外部コンテンツをシームレスに共有することができます。
28. アクセシビリティ
すべての従業員がイントラネットにアクセスできるようにすることが重要です。
そのためには、視覚障碍者やその他の障碍を持つユーザーのために、アクセシビリティ機能を組み込む必要があります。
色覚障碍者向けのカラーコントラスト、スクリーンリーダー対応、キーボードナビゲーションなどを考慮しましょう。
29. タスク管理機能
タスク管理機能は、チームがプロジェクトを自由に作成、閲覧し、参加することを可能にします。イ
イントラネットポータルからこれらのプロジェクトアクションプランへの直接アクセスを持つことは、情報の流れを容易にし、締切や進捗を簡単に追跡することを可能にします。
また直接タスクマネージャーに連絡を取ることができたり、タスクの実行に必要なサポートドキュメントを見つけることができるような環境が整えられているかも重要です。
イントラネットプラットフォームの機能としてタスク管理システムがあるのか、もしくは現在利用しているタスク管理機能とイントラネットをシームレスに統合できるかを確認するようにしましょう。
30. イベント管理機能
イントラネットは情報掲示板以上のものです。
会議、企業会議、ウェビナー、オンライン学習を計画し、開催するためのツールとして機能することができます。国
際企業にとって、内部のライブストリーミングには多くの利点があります。スピーカーは、旅行したり同じセッションを何度も繰り返したりすることなく、さまざまな部門や場所からの参加者と同時に対話することができます。
そして、外部イベントに対しては、イントラネットはスムーズに進行させるために必要なすべての計画ツールと情報を収容することができます。
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