Pourquoi la communication interne est-elle si importante ? Les 12 avantages
Célia Ratouis
Une bonne communication interne garantit la clarté pour tout le monde dans l’organisation. Mais qu’est-ce qu’une communication interne efficace et comment ça marche? Cet article examine la valeur de la communication interne et comment la transparence, la communication et le feedback mènent au succès.
Qu’est-ce que la Communication Interne ?
La communication interne correspond au partage des informations au sein de l'entreprise, afin que les employés puissent effectuer leur travail dans les meilleures conditions. Elle tient les salariés informés.
L’objectif de la communication interne est de fournir un flux d’informations efficace entre les départements et les collègues d’une organisation. Cela s'applique à la fois en haut et en bas de la chaîne direction/employés. Cela fonctionne également entre les employés qui interagissent les uns avec les autres dans l'entreprise.
Une communication interne solide nourrit la culture d'entreprise et renforce l'engagement des employés.
— Différents types et canaux de communication interne
La démographie de la main-d'œuvre change constamment, ce qui met en évidence la nécessité des différents canaux de communication. Partout où les employés travaillent et quoi qu'ils fassent, la communication interne est bénéfique au sein des bureaux mais aussi à distance.
Le partage d'informations peut être verbal ou électronique via des systèmes tels que l'intranet de l'entreprise. L'avantage d'un intranet est qu'il est disponible 24h/24 et 7j/7, et que les employés y ont accès depuis n'importe quel endroit avec une connexion Internet.
— Quels sont les types de communication interne ?
Il existe cinq sources principales de communication interne :
- Le management – qui fournit des informations telles que les stratégies, les résultats de l'entreprise, les informations internes et externes, et d'autres informations générales importantes.
- L'équipe – entre collègues qui travaillent ensemble pour atteindre le même objectif final.
- Le face-à-face – informer les individus sur les tâches et les situations.
- Les collègues – conversations informelles entre collègues pour partager des informations.
- Les ressources – l'intranet, les emails, les médias sociaux, la messagerie, les appels vidéo, le téléphone.
Chaque type de communication utilise un canal spécifique pour atteindre son objectif de communication interne :
- Le canal Verbal – la transmission d'informations par le bouche-à-oreille.
- Le canal Électronique – comment la plupart des informations écrites sont partagées.
- Le canal Papier – un moyen de communiquer à l'aide d'affiches et de graphiques.
— Le plan de communication interne
Un plan de communication interne sert de feuille de route et motive les employés à agir en partageant des informations. Le plan encourage une collaboration améliorée car il précise les objectifs.
Les stratégies font partie du plan de communication interne et doivent mettre en évidence les initiatives et actions spécifiques nécessaires pour atteindre vos objectifs commerciaux. La technologie ou la méthode utilisée pour proposer ces stratégies doit correspondre au public cible, par exemple en se connectant via Slack pour mettre à jour un projet en temps réel.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
12 Raisons pour lesquelles la Communication Interne est si Importante
Voici 12 raisons clés qui soulignent l'importance de la communication interne :
1. Augmente l'engagement et la productivité des employés
Lancez les bonnes conversations au sein de votre organisation et réunissez les dirigeants, les partenaires et les employés pour qu'ils se concentrent sur des stratégies internes qui stimulent l'engagement et la productivité. Les employés doivent être encouragés à soumettre leurs idées et opinions.
Cela leur permet de se sentir valorisés et écoutés, ce qui conduit à l'engagement et à l'implication. Lorsque les employés sont activement engagés, ils sont motivés à travailler plus dur et à faire un travail de meilleure qualité.
Ces types de conversations peuvent être mis en place facilement via des plateformes de communication internes comme LumApps. Il n'est pas nécessaire de tenir des réunions longues et chronophages.
2. Fournit des informations utiles et claires
Un autre des avantages de la communication interne est qu'elle délivre le bon message aux personnes concernées. Avec la technologie moderne, la plupart d'entre nous se connectent à internet à un moment de la journée, en particulier au travail. De nombreux employés ont accès à un intranet d'entreprise, auquel ils peuvent se connecter quand cela leur convient et se tenir au courant des dernières actualités ou rechercher des informations.
Une communication interne efficace garantit également que les employés ne souffrent pas d'une surcharge d'informations. Cela évite de passer des heures à envoyer et lire des e-mails, des messages et des commentaires.
3. Améliore l'expérience des employés au travail
Les organisations peuvent utiliser la communication interne pour améliorer l'expérience des employés. Cela contribue à garder l'ensemble des talents, car une entreprise qui se soucie de ses employés envoie un message positif. La communication interne peut être utilisée pour annoncer différentes choses :
- Événements d'entreprise
- Adhésion à un club de sport
- Boissons et collations saines gratuites
- Service de taxi gratuit pour les employés qui travaillent tard
- La mise en place d'un espace détente
Tous ces avantages peuvent ne pas être connus ou utilisés au sein de l'organisation. C'est pourquoi le rôle de communication interne est important pour la qualité de vie au travail, tant pour le business que pour les moments de repos.
4. Renforce la culture d'entreprise
Communiquer en interne sur les valeurs de l'entreprise est un avantage non négligeable qu'il faut développer au maximum.
- Si les dirigeants et managers respectent et portent ces valeurs, une réelle culture se créée et perdure.
- Si les employés se reconnaissent et partages ces valeurs, leur implication sera d'autant plus importante.
L'ensemble des employés seront alors plus enclin à se surpasser pour continuer de faire grandir l'entreprise.
→ Lire aussi : Quels sont les 4 types de culture d’entreprise ?
5. Partage les objectifs et la vison de l'entreprise
L'un des meilleurs moyens de communiquer la feuille de route de votre entreprise consiste à tirer parti de votre plateforme de communication interne. Donner une vue d'ensemble et expliquer vos objectifs grâce à un flux d'informations cohérent aide les employés à se sentir bien informés et capables d'agir.
Une feuille de route claire met également l'accent sur la stratégie de l'entreprise afin que chaque membre d'une équipe ou d'un service ait une vision définie de la direction que prend l'organisation. Il donne un point de référence unique et clair qui résume les objectifs globaux. Cette clarté peut favoriser la confiance dans la prise de décisions et l'exercice des rôles.
6. Met l’accent sur des points essentiels
La communication interne peut être utilisée pour aligner et guider les équipes sur la manière de hiérarchiser et de répartir les efforts. Une communication interne claire dans l'environnement de travail garantit que les employés soient conscients des délais et peuvent ainsi établir des calendriers pour les respecter.
Cet aspect montre comment un projet plus petit peut s'inscrire dans une démarche globale et pourquoi une date limite spécifique est importante. Par exemple, l'installation d'un nouveau logiciel pour le service des Ressources Humaines peut être mis en place pour capturer une tendance saisonnière.
7. Stimule l'action
La communication interne favorise à la fois l'action interne et externe. Par exemple, cela peut permettre à des salariés de débuter une tâche, de demander de communiquer avec des fournisseurs ou recueillir des avis via le nombre de likes pour un nouveau produit sur une page intranet. Cela peut prendre quelques secondes pour communiquer une information clairement et efficacement.
Les salariés sont plus enclins à répondre s'ils n'ont qu'à appuyer sur un bouton, plutôt que d'écrire une longue réponse. Cela s'applique particulièrement aux jeunes générations, qui ont grandi à l'ère numérique.
8. Favorise la communication à double sens
Grâce à une communication interne efficace de la part des équipes dirigeantes mais aussi des managers, les employés se sentent plus impliqués puisque la transparence et le partage des informations va être preuve de confiance envers l'ensemble des salariés de l'organisation.
Permettre à ces derniers de réagir ou de répondre via les fonctionnalités sociales de l'intranet va favoriser l'échange et l'interaction avec la direction. Les Likes et Commentaires permettront à l'entreprise d'adapter certaines actions et de prendre les meilleures décisions.
9. Rassemble les employés dans des situations de crise
En temps de crise, la communication interne est un outil précieux. Être capable de communiquer rapidement et facilement avec les bonnes personnes dans l'organisation peut réduire le stress et faire avancer les choses.
Un autre des avantages de la communication interne en cas de crise est qu'elle peut atténuer les rumeurs. Rien ne se propage plus vite que les potins de bureau, et une communication précise de la direction peut éviter les situations négatives. Cela peut également alimenter la communication externe, car la réputation d'une organisation peut facilement être endommagée par de fausses rumeurs.
10. Permet le changement et les transformations internes
La technologie évolue rapidement. La concurrence est féroce et les entreprises doivent garder une longueur d'avance sur la concurrence pour réussir. Pourquoi la communication interne est-elle importante à cet égard ? Parce qu'elle permet aux entreprises de réagir rapidement à toutes les situations.
Une communication interne solide peut faire la différence entre éviter ou subir une crise.
Cela peut aller d'un magasin de détail réduisant les prix dans chacun de ses magasins du pays pour faire face à la concurrence, à avertir le personnel d'une l'industrie du voyage des futures intempéries prévues. Une communication interne solide peut faire la différence entre éviter ou subir une crise.
11. Traverse les frontières dans des entreprises internationales
L'importance de la communication interne dans le commerce international est facilement visible dans des organisations de taille mondiale. Les employés peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents et n'ont qu'un créneau limité pour organiser des visioconférences ou des appels téléphoniques. Une communication interne efficace facilite la compréhension, en particulier si les gens parlent des langues différentes.
Il est également important de tenir compte de la culture lorsque vous communiquez avec des collègues d’un autre pays. La manière de communiquer doit respecter toutes les différences culturelles en termes d'attitude à l'égard du travail, des comportements et des coutumes.
12. Promeut la marque via la communication externe
Selon Gartner Communications, « les employés qui se sentent bien informés deviennent les ambassadeurs les plus crédibles d'une entreprise à l'extérieur, alors qu'ils peuvent devenir ses critiques les plus féroces s'ils ne le sont pas.»
Une communication externe positive est la clé pour renforcer la réputation d’une organisation. Lorsque les employés parlent de l'entreprise et partagent des informations via les réseaux sociaux, ils deviennent des ambassadeurs. Cette forme de renforcement de la marque peut avoir un impact sur le succès d’une organisation et résulte d’une communication interne claire qui encourage les employés à partager des informations.
LumApps, Plateforme de Communication Interne :
Comment Construire une Stratégie de Communication Interne Efficace ?
Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, doivent avoir un plan de communication interne bien conçu. Quelles sont les fonctions d'un plan de communication interne et comment en créer un ? Voici quelques étapes clés à inclure :
- Analysez la situation actuelle de l'organisation – identifiez où la communication est déjà bonne et où elle peut s'améliorer.
- Définissez les buts et objectifs de communication – quels sont les avantages de la communication interne pour votre entreprise ?
- Identifiez votre audience et segmentez-la en conséquence – définissez des groupes par service, localisation, compétences, génération… Choisissez les catégories qui conviennent à votre entreprise.
- Décrivez vos messages principaux – clairement, afin que tout le monde les comprenne.
- Spécifiez vos stratégies et vos canaux de communication – tels que Gmail, Slack, Trello, fil d'actualité…
- Créez un calendrier de communication interne et tenez-le à jour.
- Déterminer les indicateurs de performance clés pour suivre les résultats – mesurer l'efficacité des communications internes permet de définir les améliorations à court et à long terme.
Selon une étude menée par IBM, 72% des employés ne comprennent pas la stratégie de leur organisation, ce qui est le résultat d’une mauvaise communication interne. Assurez-vous que vos employés comprennent votre stratégie grâce à une communication interne claire.
→ En savoir plus : 21 Idées pour Stimuler votre Communication Interne
Un plan de communication bien conçu soutiendra votre entreprise dans toutes les initiatives internes et vous apprendra à maintenir des communications cohérentes avec les employés. En suivant les étapes ci-dessus et en comprenant l'importance d'un plan de communication interne efficace, vous vous rapprocherez d'un environnement de travail plus collaboratif et plus engagé.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
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Une stratégie de communication interne optimale engage les employés afin qu’ils aient envie de contribuer à la réussite de l’entreprise. La communication consiste à partager et à présenter des informations pour que les employés prennent des initiatives et donnent le meilleur d’eux-mêmes.
La communication interne est importante pour différentes raisons :
- Augmenter l’engagement et la productivité des employés
- Fournir des informations utiles, claires et précises
- Améliorer l’expérience des employés et leur bien-être
- Renforcer la culture d’entreprise
- Partager la vision et les objectifs de l’entreprise
- Créer un sentiment d’appartenance
- Véhiculer des valeurs communes
- Rendre la communication transversale
- Partager les compétences
- Optimiser le travail en équipe
Pour élaborer un plan de communication interne efficace, suivez ces étapes clés :
- Définir les objectifs : Identifiez les buts spécifiques de votre communication interne. Que souhaitez-vous accomplir ? Améliorer l'engagement des employés, diffuser des informations cruciales, renforcer la culture d'entreprise, etc.
- Analyser le public cible : Comprenez qui sont vos employés et quels sont leurs besoins en matière de communication. Segmentez votre audience pour personnaliser les messages en fonction des départements, des niveaux hiérarchiques et des préférences individuelles.
- Choisir les canaux de communication : Sélectionnez les outils et les plateformes les plus appropriés pour atteindre vos employés. Cela peut inclure les emails, les intranets, les réunions, les applications mobiles, les réseaux sociaux internes, etc.
- Créer des messages clairs et cohérents : Rédigez des messages qui sont clairs, concis et pertinents. Assurez-vous que l’information est facile à comprendre et à retenir.
- Établir un calendrier de communication : Planifiez quand et à quelle fréquence vous allez communiquer. Un calendrier régulier aide à maintenir une communication continue et prévisible.
- Encourager la rétroaction : Mettez en place des mécanismes pour recueillir des retours d’information de vos employés. Cela peut inclure des sondages, des boîtes à idées, des réunions de discussion ouvertes, etc.
- Former les managers et les leaders : Assurez-vous que les responsables à tous les niveaux sont bien formés en matière de communication interne. Ils jouent un rôle crucial dans la diffusion et l’explication des messages.
- Évaluer et ajuster : Mesurez l’efficacité de votre plan de communication interne à l’aide de KPIs (indicateurs clés de performance) tels que le taux d’ouverture des emails, la participation aux réunions, les feedbacks des employés, etc. Soyez prêt à ajuster votre stratégie en fonction des résultats obtenus.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un plan de communication interne qui favorise un environnement de travail transparent, collaboratif et engageant.
