15 fonctionnalités et outils collaboratifs pour les entreprises
Célia Ratouis
La collaboration en entreprise est un facteur de réussite. Elle permet d’améliorer les conditions de travail et d’augmenter la productivité. Pour cela, la mise en place d’outils collaboratifs s’impose. Nous avons sélectionné pour vous les outils à privilégier.
Qu’est-ce que la collaboration interne en entreprise ?
Définition de la collaboration en entreprise
Il s’agit de la capacité des équipes d’une entreprise à travailler ensemble pour atteindre un objectif commun. Cela passe par le partage d’informations et une réflexion commune pour trouver les meilleures solutions. En clair, la collaboration en entreprise, c’est un travail d’équipe reposant sur l’intelligence collective où chacun joue un rôle important.
Comment le travail collaboratif se matérialise-t-il ?
La communication interne est le maître-mot en matière de travail collaboratif. Et c’est d’autant plus le cas avec l’internationalisation des entreprises, mais aussi avec l’avènement du télétravail. Il est aujourd’hui nécessaire de savoir travailler en équipe, même à distance.
Le travail collaboratif se matérialise par un meilleur échange et un partage des informations grâce à des outils collaboratifs en entreprise adaptés aux besoins de chaque structure. Pour mieux travailler en équipe et s’adapter au mode de travail d’une entreprise, il est nécessaire de mettre en place des outils permettant de centraliser l’information
Exemples de travail collaboratif
Les plus grandes entreprises ont mis en place des outils de collaboration pour optimiser le partage des informations. C’est le cas par exemple de Faurecia. L’entreprise s’est aperçue que la décentralisation posait un problème majeur : les 60 000 collaborateurs n’avaient pas accès à l’information en temps réel. Ils n’avaient pas toujours en main la bonne version d’un document, ce qui générait une perte de temps majeure et des erreurs de traitement. Des business groups ont alors été créés. Chaque salarié a dorénavant accès en temps réel aux informations avec une base de documents partagés sur lesquels chacun peut intervenir.
L’engagement des collaborateurs
Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Définition de l’outil collaboratif en entreprise
Les outils de travail collaboratif en entreprise sont les bases de la réussite pour une structure professionnelle. Il s’agit de solutions qui permettent un meilleur partage de l’information en temps réel, un meilleur partage des documents et une communication simplifiée entre les équipes.
Les avantages d’un outil collaboratif
La mise en place d’outils collaboratifs en entreprise permet d’optimiser la gestion de projets. Et cela offre des avantages considérables :
- augmentation de la productivité : dotés des meilleurs outils collaboratifs en entreprise, les salariés se révèlent plus créatifs et plus impliqués. Une entreprise fournissant à ses équipes des outils pertinents augmente le sentiment de considération et d’appartenance qui impacte la motivation. C’est en favorisant l’intelligence collective que les outils collaboratifs en entreprise favorisent la réussite ;
- une prise de décision plus rapide : la centralisation permet un meilleur partage des informations en temps réel qui a un impact positif sur la prise de décision. Les équipes limitent les échanges et gagnent en réactivité ;
- fédération des équipes : les outils de travail collaboratif à distance à l’image de la messagerie instantanée ou des outils permettant de faire des réunions en vidéo améliorent la communication. L’échange permet de fédérer les équipes et de créer une cohésion indispensable ;
- augmentation de la flexibilité et de la mobilité : les différents types d’outils collaboratifs permettent d’accéder à l’information partout dans le monde. Les acteurs de terrain, grâce à des applications mobiles, peuvent également prendre connaissance en temps réel des informations partagées par leurs collaborateurs. Ils peuvent eux-mêmes transmettre des informations grâce à leurs outils.
Quelques exemples de suites collaboratives
L’adoption des outils collaboratifs en entreprise est essentielle. Encore faut-il adopter les meilleures solutions. Parmi celles-ci, citons Google Workspace et Microsoft 365, des outils intégrés par Lumapps pour vous permettre de bénéficier de solutions véritablement adaptées aux besoins de votre entreprise.
LumApps, la Plateforme d'expérience collaborateur
Les meilleurs outils collaboratifs pour les employés et les entreprises
La variété des outils de collaboration est importante, voici une liste non exhaustive des outils collaboratifs qui pourraient révolutionner votre manière de travailler.
1. Intranet
Créer un intranet est la base de la réussite d’une entreprise. Mettez en place un intranet social et collaboratif qui crée un sentiment d’adhésion. Il encourage la collaboration des équipes via un partage en temps réel des informations et une communication interne optimisée. Cette solution augmente considérablement l’implication des salariés et, par voie de conséquence, leur productivité. L’intranet est un véritable outil de fidélisation des salariés, c’est pourquoi les grandes entreprises ont mis en place cet outil collaboratif.
2. Application intranet mobile
Avec cet outil, le processus de travail est amélioré pour chaque acteur de votre entreprise. L’application intranet mobile offre un gain de temps considérable en améliorant la communication des employés et en permettant de partager des fichiers n’importe où et à tout moment. Que vos salariés soient en entreprise, sur le terrain ou à l’autre bout du monde, ils restent connectés. Vous gagnez en flexibilité, et donc en efficacité.
3. Suite collaborative cloud
Google Workspace et Microsoft 365 sont aujourd’hui devenus des outils incontournables pour les entreprises à la recherche des meilleurs outils collaboratifs de gestion de projet. L’expérience des employés est simplifiée grâce à un espace personnel tandis que la collaboration d’équipe est favorisée par une suite d’outils performants. Partage des documents, chat, calendrier, les informations sont mises en commun. Des outils comme Microsoft Teams permettent de limiter les réunions physiques et de s’adapter à une nouvelle organisation du travail.
4. Communautés internes dédiées
Les communautés internes sont des outils collaboratifs en entreprise qui permettent une meilleure cohésion d’équipe. C’est ici que les salariés peuvent partager leurs connaissances et réfléchir ensemble aux meilleures solutions pour atteindre leurs objectifs. Des communautés spécifiques peuvent être créées pour aider les nouveaux employés à mieux s’intégrer ou pour accompagner des magasins en leur fournissant des informations essentielles pour optimiser leur gestion. Les communautés internes permettent également des échanges plus personnels dédiés aux centres d’intérêt de chacun pour favoriser la cohésion d’équipe.
5. Outil de messagerie instantanée
Difficile de dresser une liste des outils collaboratifs en entreprise sans évoquer la messagerie instantanée. La mise en place d’outils tels que Google Chat permet d’échanger en temps réel, le destinataire du message étant alerté tout de suite. Cela permet un meilleur partage de l’information sans avoir à se déplacer. C’est une solution alternative aux mails pour un besoin de réponse immédiate sans sortir de votre bureau ou pour communiquer avec un collègue à distance. L’interaction sociale est favorisée pour optimiser la cohésion des équipes et gagner en réactivité.
6. Calendrier
En intégrant Google Workspace ou Microsoft 365, vous avez la possibilité de bénéficier d’un outil calendrier. Google Agenda est particulièrement conçu pour le travail d’équipe. Il permet à chaque salarié de planifier des événements et de partager ainsi ses disponibilités avec ses collègues. Une solution gain de temps lorsqu’il s’agit de planifier une réunion ou un rendez-vous. Google Agenda permet de planifier une réunion qui sera affichée dans l’agenda de tous les participants. Disponible sur mobile, cet outil collaboratif est incontournable pour accéder en permanence à son agenda et à celui des autres.
7. Drive
Autre outil essentiel, le drive permet de partager des fichiers avec ses collaborateurs. C’est un outil de gestion de projet parfait dans la mesure où chaque membre de l’équipe peut accéder, où qu’il soit et à tout moment, aux fichiers partagés. Avec Google Docs, ils ont accès à la dernière version du fichier pour éviter toute erreur de communication. Cet outil de centralisation permet de partager des fichiers en interne, mais aussi avec des collaborateurs externes tels que des freelances. Avec une connexion sécurisée, vous protégez tous vos documents et choisissez à qui vous les rendez accessibles et modifiables.
L’engagement des collaborateurs
Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises
8. Fonctionnalités sociales
Les outils collaboratifs en entreprise permettent de créer un réseau social interne personnalisable aux couleurs de votre marque. C’est un espace de communication qui permet à chacun de s’exprimer et d’offrir à l’entreprise une communication transversale. Un flux d’actualité pour favoriser l’adhésion aux valeurs de l’entreprise, des communautés pour partager les connaissances, des profils sociaux et des statuts pour intervenir… les fonctionnalités sont nombreuses.
9. Système de notifications
Les outils de collaboration en entreprise permettent de délivrer l’information en temps réel. Pour que cela soit pertinent, il est nécessaire de mettre en place des notifications. Avec des alertes personnalisées et des notifications push, chaque employé est informé. Toutefois, la notification doit être personnalisée pour gagner en pertinence. Vous pouvez ainsi déterminer quelles informations vous souhaitez recevoir en temps réel.
10. Outils multilingues
Parce que l’entreprise s’internationalise, les outils collaboratifs doivent s’adapter aux nouvelles méthodes de travail. Ils vous permettent de créer du contenu à partager avec tous les membres de votre équipe pour créer un sentiment d’adhésion et offrir une meilleure communication. Pour que cela fonctionne, le contenu doit être accessible dans la langue maternelle de chaque collaborateur. Cela est possible avec les outils collaboratifs qui permettent une gestion multilingue. Vous créez simplement des contenus en plusieurs langues selon la nationalité de chacun de vos collaborateurs.
11. Gestion des contenus riches
Favorisez le networking et la communication au sein de votre entreprise avec un outil permettant d’intégrer des contenus riches et variés (textes, vidéos, images, documents, etc.). Rendez votre communication plus riche et plus pertinente pour susciter l’intérêt et l’adhésion à vos valeurs. Vous avez la possibilité de personnaliser à loisir vos contenus, que vous envisagiez de rédiger ou de partager des actualités, de mettre en avant vos références clients, vos actions, etc. Vous pouvez également envisager la création de newsletters en sélectionnant simplement des actualités publiées sur votre intranet.
12. Suivi des communautés
Les outils collaboratifs permettent de créer des communautés d’échange et de partage. Avec votre Digital Workplace connectée, vous pouvez suivre les communautés qui vous intéressent. Mettez en place des notifications pour recevoir les mises à jour en temps réel sur les sujets qui vous concernent réellement. Intégrez Google Cloud Search et bénéficiez d’une recherche pertinente au sein des communautés pour retrouver une information précise.
13. Espace vidéo
Les espaces vidéo sont des outils de travail collaboratifs en entreprise essentiels. Ils permettent d’enrichir la communication interne. Créez vos propres vidéos ou intégrez des vidéos YouTube. L’objectif ici est de partager des vidéos sur les bonnes pratiques pour mieux former vos équipes. Vous avez également la possibilité de créer ou partager des tutoriels pour simplifier le travail de vos collaborateurs. Partagez vos connaissances avec vos équipes grâce à des vidéos hébergées sur SharePoint Online ou Google Drive, et personnalisez votre affichage.
14. Gestion de projet
Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ? Cela répond à un véritable besoin d’améliorer la gestion de projet de manière globale. Du partage des documents à une communication transversale en passant par la création de groupes ou de communautés et l’utilisation d’agendas partagés, vous optimisez votre gestion de projet de manière très sensible. Chaque intervenant est informé en temps réel des évolutions d’une mission en cours pour gagner du temps et être plus réactif.
15. Forum virtuel
Grâce au forum virtuel, les organisateurs partagent à leurs collaborateurs les dernières informations concernant leur entreprise. Conversation en temps réel, partage des feedbacks des employés, intégration de sondages, le forum virtuel permet de mettre en place une communication interactive qui impacte naturellement l’implication des employés. Après un événement, retrouvez des replays et des présentations et réalisez un résumé des questions et commentaires pour répondre à toutes les interrogations et créer un véritable sentiment d’appartenance.
Comment choisir le bon outil collaboratif ?
Quels sont les outils collaboratifs dont vous avez besoin ?
C’est la première question que vous devez vous poser. Cette solution doit répondre à vos attentes selon votre activité et votre organisation. Vous avez des collaborateurs de différentes nationalités ? Un outil collaboratif multilingue s’impose. Vos équipes sont mobiles ? Des outils de communication (Teams, Google Chat), de gestion de calendrier (Google Agenda) et une application mobile seront essentiels à votre activité. Vous souhaitez optimiser votre gestion de projet et simplifier la relation entre les équipes et le partage d’informations ? Google Groups et Google Docs sont à privilégier.
Comment faire adopter les outils collaboratifs dans votre entreprise ?
Vous devez proposer des outils simples et intuitifs à l’image de Google Workspace. N’hésitez pas à former vos salariés pour favoriser l’adhésion aux différents outils proposés afin qu’ils puissent en exploiter tout le potentiel.
Pour la mise en place de vos outils collaboratifs, confiez votre demande à LumApps. Nous saurons déterminer les outils les mieux adaptés à votre entreprise pour vous permettre d’améliorer les conditions de travail de vos salariés et les rendre plus performants.
